Compliance-Programm der STOOF International Holding GmbH, STOOF International Fahrzeugbau GmbH und der STOOF International Vertriebsgesellschaft mbH (nachfolgend „STOOF-Gruppe“ genannt)

Einleitung

Die STOOF-Gruppe bekennt sich zu einem von Verantwortungsbewusstsein und Integrität geprägten Verhalten, wie es in dem beigefügten Verhaltenskodex, den „STOOF Compliance Richtlinien“, seinen Niederschlag gefunden hat.

Der Respekt vor geltenden Gesetzen sowie die Achtung vor dem Menschen und seiner sozialen und natürlichen Umgebung gehören zu unseren führenden Grundsätzen, die ihre Grundlagen in geltenden Gesetzen und ethischen Standards haben. Dies gilt sowohl für unsere Produkte wie auch für unsere Handlungsweisen.

Um dieses Bemühen zu sichern und um unsere Mitarbeiter und unser Management bei der Umsetzung dieser Grundsätze zu unterstützen, hat die STOOF-Gruppe eine externe Rechtsanwaltskanzlei als Compliance-Vertrauensanwalt beauftragt (Rechtsanwalt Dr. Christoph Partsch, Berlin, Tel. 0171-8674652, www.compliance-institute.de). Diese Kanzlei wird unsere Mitarbeiter in Fragen unseres Verhaltenskodexes beraten, dies gegebenenfalls auch vertraulich. Auf Wunsch wird der Vertrauensanwalt über die Person, die ihn um Rat ersucht oder ihm Hinweise erteilt, gegenüber der Geschäftsleitung Verschwiegenheit bewahren.

Der Vertrauensanwalt ist verpflichtet, über die Identität von sog. „Whistleblowern“ Stillschweigen zu bewahren. Die STOOF-Gruppe sichert zu, dass Mitarbeiter, die den Rat des Vertrauensanwaltes einholen oder diesem Informationen erteilen, keine Repressalien oder Diskriminierung zu befürchten haben, sofern diese Informationen nicht vorsätzlich falsch sind.

Wir fordern Sie auf, unseren Verhaltenskodex – die STOOF Compliance Policy – sowie Gesetze und ethische Standards zu beachten und einzuhalten. Wir fordern dazu auf, diese Standards als Gelegenheit zu ergreifen, um aktiv an der Verbesserung unseres Unternehmens und unserer Welt mitzuwirken.

Fred Stoof
Geschäftsführer

Umgang mit Geschäftspartnern und Vertretern staatlicher Einrichtungen

Wir verpflichten uns zu einem fairen Umgang mit Lieferanten und Kunden – ein Verhalten, was wir auch umgekehrt erwarten. Private Interessen von Mitarbeitern und Vertretern und die Interessen der STOOF-Gruppe müssen streng getrennt werden. Persönliche Verbindungen oder Interessen dürfen keinen Einfluss auf geschäftliche Aktivitäten ausüben. Entscheidungsfindungen dürfen ausschließlich auf sachlichen Erwägungen beruhen. Unsere Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten beruhen ausschließlich auf Qualität, Verlässlichkeit, wettbewerbsfähigen Preisen und anderen objektiven Kriterien. Aus diesen Gründen dürfen unsere Mitarbeiter und Vertreter im Umgang mit Lieferanten, Kunden, anderen Geschäftspartnern oder Vertretern offizieller Stellen keine persönlichen Begünstigungen wie Bezahlungen, Geschenke oder andere geldwerte Vorteile annehmen oder anbieten. Die STOOF-Gruppe erwartet von allen Mitarbeitern und Vertretern, ihre Vorgesetzten zu informieren, wenn ein Geschäftspartner derartige Angebote unterbreitet. Einladungen von Geschäftspartnern, die in keinem direkten Zusammenhang mit einem geschäftlichen Anlass stehen, müssen im Voraus durch den zuständigen Vorgesetzten genehmigt werden. Entsprechend dürfen Mitarbeitern anderer Firmen in Deutschland oder im Ausland im Zusammenhang mit der Arbeit für die STOOF-Gruppe keine persönlichen Vorteile als Gegenleistung für eine Bevorzugung versprochen oder gewährt werden. Amtsträgern in Deutschland oder im Ausland dürfen keinerlei persönliche Vorteile angeboten oder gewährt werden, außer im Falle einer vorherigen schriftlichen Erlaubnis durch dessen vorgesetzte Dienststelle. Den entsprechenden Gesetzen des deutschen Strafgesetzbuches, den §§ 331 StGB ff., und dem Foreign Corrupt Practices Act, ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Diese Vorschriften sind jeweils nationale Ausprägungen eines internationalen Standards und sind zu beachten.

Gelegentliche Geschenke, Gesten der Gastfreundschaft oder andere Vergünstigungen, die im Einklang mit gängiger Geschäftspraxis stehen oder sozialadäquatem Umgang entsprechen und von geringfügigem Wert sind, sind von den obigen Beschränkungen ausgenommen, sofern gewährleistet ist, dass jeglicher Einfluss auf geschäftliche oder amtliche Entscheidungen ausgeschlossen werden kann. Stets unzulässig ist es, Geld anzubieten, zu gewähren, zu fordern oder anzunehmen.

Bei Zweifeln über die Gesetzmäßigkeit oder Angemessenheit eines bestimmten Verhaltens, über bestimmte Praktiken oder konkrete Vorhaben sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe aufgefordert, frühzeitig die Rechtsabteilung oder den Vertrauensanwalt zu informieren. Sollten relevante Vorfälle bereits vergangen sein, sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe in gleichem Maße aufgefordert, die Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung oder den Vertrauensanwalt zu informieren.

Kartellrechtliche Regelungen

Es entspricht unseren Grundsätzen, fairen Handel zu unterstützen. Deshalb sind unsere Mitarbeiter und Vertreter verpflichtet, kartellrechtliche Gesetze und Bestimmungen zu befolgen und zu beachten. Verletzungen kartellrechtlicher Gesetze können strafrechtliche Sanktionen und Bußgelder zur Folge haben. Sie können darüber hinaus zur Unwirksamkeit von Geschäftsabschlüssen führen und somit der STOOF-Gruppe beträchtlichen Schaden zufügen.

Horizontale Vereinbarungen

Insbesondere unzulässig sind Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen unter Wettbewerbern (horizontale Vereinbarungen), die eine Einschränkung oder Verhinderung von Wettbewerb bezwecken. Solche Vereinbarungen sind insbesondere Preisabsprachen, abgestimmte Ausschreibungen, Kundenaufteilungen, Marktaufteilungen, abgestimmte Verkaufskonditionen, abgestimmte Produktions- oder Verkaufsquoten oder Gebietsaufteilungen. Nicht nur ausdrückliche Absprachen, sondern auch abgestimmte Verhaltensweisen, auch solche, die das Resultat einseitiger Erklärungen sein können (z.B. Ankündigung von Preiserhöhungen mit dem Ziel, die gleiche Reaktion bei Wettbewerbern auszulösen), sind verboten. Bei Geschäftskontakten mit Wettbewerbern muss immer sichergestellt sein, dass keinerlei Informationen preisgegeben oder empfangen werden, die einen Rückschluss auf das zukünftige Marktverhalten des Informationsgebers zulassen.

Vertikale Vereinbarungen

Ebenso verboten sind zahlreiche Formen von vertikalen Vereinbarungen oder Verträgen zwischen Lieferanten und Kunden oder Patentinhabern und Lizenznehmern. Dieses Verbot gilt, wenngleich mit geringfügigen Unterschieden, gleichermaßen in der Europäischen Union – also auch in Deutschland – wie in den Vereinigten Staaten. Dieses Verbot umfasst die Beschränkung der Kundenfreiheit durch gebundene Preise oder durch gebundene Lieferbeziehungen, (geografische, personelle oder sachliche Beschränkungen), oder durch bestimmte Meistbegünstigungsklauseln, besonders Gesamtbezugsklauseln, Alleinbelieferungsklauseln oder Wettbewerbsausschlüsse. In vielen Fällen hängt die Zulässigkeit und der Umfang einer Einschränkung von der Dauer und Intensität wie auch von der Marktmacht der Beteiligten ab.

Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung

Auf Grund seiner Marktposition in vielen Produktbereichen ist die STOOF-Gruppe oftmals speziellen Regelungen unterworfen. Grundsätzlich ist der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung in Deutschland, in der Europäischen Union und in den Vereinigten Staaten verboten, wenngleich mit geringfügigen Unterschieden. Dieser Missbrauch kann beispielsweise bestehen in einer unterschiedlichen Behandlung von Kunden ohne Grund (Diskriminierungsverbot), Lieferverweigerung, selektiver Belieferung, Erhebung unangemessener Endverkaufs- oder Einkaufspreise- oder Bedingungen, oder auch bei Koppelungsgeschäften, bei denen für die zusätzliche Leistung kein rechtfertigender Grund besteht. Die Definition einer marktbeherrschenden Stellung sowie die Grenzen, in denen eine Verhaltensweise noch zulässig ist, hängen von den Umständen des Einzelfalles ab.

Bei Zweifeln über die Anwendbarkeit von kartellrechtlichen Bestimmungen sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe aufgefordert, frühzeitig die Rechtsabteilung oder den Vertrauensanwalt zu informieren. Sollten relevante Vorfälle bereits vergangen sein, sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe in gleichem Maße aufgefordert, die Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung oder den Vertrauensanwalt zu informieren.

Exportkontrolle, Embargo- und Handelskontrollbestimmungen

Zahlreiche nationale und internationale Gesetze beschränken oder verbieten den Import, Export oder innerstaatlichen Handel von Waren, Technologien oder Dienstleistungen, den Handel mit speziellen Produkten oder auch den Kapital- oder Zahlungsverkehr. Diese Verbote und Beschränkungen können von der Art der Waren, dem Ursprungsland, dem Bestimmungsland oder der Identität der Kunden abhängig sein. Die Bestimmungen des Außenwirtschaftsgesetzes, die EU-Dual-Use-Verordnung und die EU-Verordnungen zur Terrorismusbekämpfung, das Chemiewaffenübereinkommen wie auch die Bestimmungen zum Handel mit Betäubungsmitteln, Psychopharmaka, Suchtmittel sowie deren Grundstoffe und Vorläufer sind für unser Unternehmen von besonderer Bedeutung. Alle Mitarbeiter müssen sich mit diesen Bestimmungen vertraut machen, wenn sie Waren ein- oder verkaufen oder sie bewerben, oder wenn sie Technologie weitergeben oder erwerben. Vor dem Versand oder dem Export muss sichergestellt sein, dass alle notwendigen Genehmigungen der zuständigen Behörden wie auch die notwendigen oder auch vorsorglich eingeholten Erklärungen über den Verwendungszweck vorliegen. Bestimmte Produkte müssen unter Verschluss gehalten werden.

Bei Zweifeln über die Anwendbarkeit von Embargo- oder Handelskontrollbestimmungen sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe aufgefordert, frühzeitig die Rechtsabteilung oder den Vertrauensanwalt zu informieren. Sollten relevante Vorfälle bereits vergangen sein, sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe in gleichem Maße aufgefordert, die Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung oder den Vertrauensanwalt zu informieren.

STOOF führt die Internal Compliance Programmes des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle ein.

Geldwäsche

Viele Länder, darunter die Mitglieder der Europäischen Union, und daher auch Deutschland, haben Gesetze gegen Geldwäsche erlassen. Geldwäsche beschreibt nicht nur das Einschleusen von Bargeld in den regulären Wirtschaftskreislauf, sondern auch das Einschleusen sonstiger Vermögenswerte, die aus Straftaten resultieren. Kein Mitarbeiter oder Vertreter, weder alleine noch im Zusammenwirken mit Dritten, darf Maßnahmen ergreifen, durch die nationale oder internationale Gesetze gegen Geldwäsche verletzt werden.

Bei Zweifeln über die Anwendbarkeit von Bestimmungen gegen die Geldwäsche sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe aufgefordert, frühzeitig die Rechtsabteilung oder der Vertrauensanwalt zu informieren. Sollten relevante Vorfälle bereits vergangen sein, sind die Mitarbeiter der STOOF-Gruppe in gleichem Maße aufgefordert, die Geschäftsleitung, die Rechtsabteilung oder den Vertrauensanwalt zu informieren.

STOOF Compliance Richtlinien

Für die STOOF International Holding GmbH, STOOF International Fahrzeugbau GmbH and STOOF International Vertriebsgesellschaft mbH

§ 1 Richtlinien zu verbotenen Geschäftspraktiken

STOOF International Holding GmbH, STOOF International Fahrzeugbau GmbH und STOOF International Vertriebsgesellschaft mbH, einschließlich aller, auch weltweiten, Tochterunternehmen (alle zusammen hiernach „STOOF” genannt), verpflichten sich hiermit, jederzeit ihre Geschäfte so durchzuführen, dass selbst der Verdacht der Unlauterkeit nicht entstehen kann. Diese STOOF Compliance Richtlinie findet daher auf Geschäftsführung, Mitarbeiter und Vertreter von STOOF (hiernach „Personal” genannt) sowie auf alle natürlichen und/oder juristischen Personen, die im Auftrag oder Namen von STOOF handeln, Anwendung, gleich ob sie als Handelsvertreter, Berater oder Vertreter für STOOF auftreten (hiernach “Vertreter” genannt).

§ 2 Einhaltung aller anwendbaren Rechtsnormen

Es entspricht den Richtlinien von STOOF, dass sein Personal und seine Vertreter alle anwendbaren Rechtsnormen bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten für STOOF einhalten, insbesondere die der Exportkontrolle und gegen Bestechung. Das Bestehen gewisser Geschäftspraktiken in einigen Ländern oder Regionen der Welt führt nicht dazu, dass diese als rechtmäßig anzusehen sind. Geschäftspraktiken werden auch nicht dadurch rechtmäßig, dass andere natürliche oder juristische Personen diese vornehmen. Richtschnur ist immer, ob das Recht des einzelnen Landes oder einer Behörde eines Landes eine bestimmte Geschäftspraktik erlaubt.

Diese scheinbar einfache Richtlinie kann sich als sehr komplex, verwirrend und schwierig herausstellen, wenn sie mit Geschäftspraktiken und –notwendigkeiten in Verbindung kommt, die unter ungewohnten Umständen oder in vielen Regionen dieser Welt bestehen. Es können sogar Situationen auftreten, in denen es nicht möglich ist, die geltenden Gesetze eines Landes einzuhalten, ohne die eines anderen zu brechen. Sollte es hinsichtlich dessen, was erlaubt ist und wie man sich verhalten soll, zu Fragen kommen, so ist es wichtig, dass sofort juristischer Rat eingeholt wird.

Alle Angestellten oder Vertreter, die eine Frage zur Compliance haben, sollen den Geschäftsführer, Fred Stoof (hiernach “Geschäftsführer”), oder den von STOOF benannten Ombudsmann, Rechtsanwalt Dr. Christoph Partsch (hiernach der “Ombudsmann”) kontaktieren. Dem Ratsuchenden wird hiermit versichert, dass seine Kontaktaufnahme nicht verwendet wird, um gegen ihn arbeitsrechtlich oder sonst wie vorzugehen. Sollte diese Besorgnis gleichwohl bestehen, so wird empfohlen, den Ombudsmann zu kontaktieren, der Vertraulichkeit gewährleistet.

STOOF wird daher die Regelungen der BAfA für ein Internal Compliance Programme, soweit anwendbar, umsetzen.

§ 3 Verbot der Gewährung von Vorteilen an Amtsträger

Außer nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durch den Geschäftsführer oder den Ombudsmann, darf kein Angebot, kein Versprechen, keine Zahlung, oder andere Vorteilsgewährung an einen Amtsträger erfolgen, gleich ob direkt oder indirekt, welche in Verbindung steht oder den Anschein einer solchen Verbindung erwecken könnte mit einem Vorteil oder in sonstiger Weise in Verbindung mit der Erlangung, dem Erhalt oder mit der Gestattung eines unlauteren Vorteils steht. Zusätzlich sei darauf hingewiesen, dass Amtsträger im Sinne dieser Richtlinie nicht nur Beamte oder Angestellte sind, sondern auch Abgeordnete, oder der Kandidat für ein öffentliches Amt, oder jeder, der in ihrem Auftrag handelt, oder auch ein Vertreter einer politischen Partei, einer internationalen Organisation, einem Unternehmen im Eigentum des Staates oder einer seiner Behörden.

§ 4 Vertreter und Berater

Die Benutzung von zwischengeschalteten Personen, um verbotene Vorteilsgewährungen zu ermöglichen, ist verboten. Kein Vertreter oder Berater darf mit einer Vorteilsgewährung ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Geschäftsführers oder des Ombudsmannes nach erfolgter eingehender Prüfung durch den Ombudsmann beauftragt werden.

§ 5 Zuwendungen an politische Parteien

Ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung des Geschäftsführers oder des Ombudsmannes dürfen keine Vorteile in Form von Geld, Einrichtungen, Dienstleistungen oder auf andere Weise an irgendeinen politischen Kandidaten oder zukünftigen Kandidaten für ein öffentliches Amt gewährt werden, ebenso wenig an eine politische Partei, eine politische Initiative oder an eine andere Form einer politischen Kampagne. Sollte irgendein politischer Beitrag in Erwägung gezogen werden, so soll die abschließende Entscheidung betreffend Höhe, Zeitpunkt und Art des Beitrags nur nach vorheriger, schriftlicher Einwilligung des Geschäftsführers oder des Ombudsmannes getroffen werden.

STOOF unterstützt jedoch das bürgerschaftliche Engagement in demokratischen Parteien und Institutionen. Keine der vorgenannten Regeln darf so ausgelegt werden, dass dadurch das politische Engagement in demokratischen Parteien oder Institutionen verhindert wird.

§ 6 Erleichterungszahlungen

„Erleichterungszahlungen“ sind geringe Beträge, die an einen Amtsträger gezahlt werden, um in manchen Staaten die Durchführung einer legalen staatlichen Routinemaßnahme zu erleichtern. Sie sind in manchen Rechtsordnungen zulässig. Erleichterungszahlungen dürfen in keinem Fall erfolgen, um Geschäfte zu veranlassen, zu ermöglichen oder zu behalten, oder um eine Entscheidung für irgendeinen illegalen Zweck zu beeinflussen. Trotz grundsätzlicher Unzulässigkeit können Erleichterungszahlungen möglich sein, jedoch nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Geschäftsführer oder des Ombudsmannes. In Deutschland und Europa sind Erleichterungszahlungen streng untersagt.

§ 7 Gutgläubige und angemessene Ersetzung von geschäftlich veranlassten Auslagen

Das Angebot, die entstandenen Auslagen eines Amtsträgers zu ersetzen, muss dokumentiert werden. Die Höhe und der Auslagenersatz müssen angemessen sein, und die Absicht der Zahlung muss in direktem Zusammenhang mit der Darstellung, Bewerbung oder Erklärung eines Produktes oder einer Dienstleistung von STOOF stehen oder im direkten Zusammenhang mit der Durchführung eines Vertrages von STOOF mit der Regierung, einer Behörde oder einer staatlichen Einrichtung oder eines öffentlichen Unternehmens stehen.

§ 8 Erfordernisse der Buchhaltung

Es entspricht den Richtlinien von STOOF, alle Geschäftsvorfälle unverzüglich und korrekt zu buchen. Geschäftsvorfälle müssen den Betrag, die Geschäftsperiode und die Buchungsklasse entsprechend den Richtlinien von STOOF enthalten. Jede wesentliche Information eines Geschäftsvorfalls ist aufzubewahren. Ein Geschäftsvorfall, der zu falschen oder erfundenen Eintragungen in die Bücher des Unternehmens führt, darf nicht gebucht werden.

§ 9 Beantwortung von Fragen der Wirtschaftsprüfer

Alle Fragen interner oder externer Wirtschaftsprüfer von STOOF sollen vollständig und sofort beantwortet werden. Informationen, die wesentlich für eine vollständige und genaue Antwort sein könnten, sind offenzulegen.

§ 10 Buchungen

Jede Verfügung von Vermögenswerten durch STOOF darf nur nach Genehmigung erfolgen. Die Anlage von geheimen, nicht gebuchten oder nicht berichteten Kassen oder Fonds für STOOF ist untersagt. Ebenso untersagt ist die Aufstellung von Jahresabschlüssen, die nicht durch Dokumente oder nur durch gefälschte, gleich ob zum Teil oder ganz, Dokumente belegt sind bzw. die die Geschäftsvorfälle nicht korrekt abbilden. Ohne die ausdrückliche, vorherige schriftliche Genehmigung des Geschäftsführers oder des Ombudsmannes dürfen keine Drittkonten geführt werden.

§ 11 Verbotene Zahlungen

Ohne die ausdrückliche, vorherige schriftliche Genehmigung des Geschäftsführers oder des Ombudsmannes dürfen keine Zahlungen an eine natürliche oder juristische Person, erfolgen, wenn diese Person nicht in einer vertraglich niedergelegten Geschäftsverbindung mit STOOF steht. Eine Zahlung außerhalb des Landes, in welchem der Empfänger seinen geschäftlichen Schwerpunkt hat, darf ohne die ausdrückliche, vorherige schriftliche Genehmigung des Geschäftsführers oder des Ombudsmannes nicht erfolgen.

STOOF-Schecks dürfen nicht auf „cash” bzw. „bar“ oder auf „Empfänger” oder Dritte ausgestellt werden, die keine vertragliche Verbindung mit STOOF haben. Mit Ausnahme von Kleinstzahlungen, die vollständig dokumentiert werden müssen, dürfen keine Barzahlungen geleistet werden, die nicht durch eine schriftliche Empfangsbescheinigung des Empfängers bewiesen sind. Auch bei den oben genannten Kleinstzahlungen muss der Empfänger in einem Vertragsverhältnis mit STOOF stehen.

§ 12 Wertberichtigungen

Wertberichtigungen dürfen von der Buchhaltung nur nach vorgeschriebenen Richtlinien erfolgen. Abgeschlossene Vorgänge dürfen nicht geändert werden. Ohne die ausdrückliche vorherige schriftliche Genehmigung durch den Geschäftsführer oder den Ombudsmann dürfen keine Last-Minute Wertberichtigungen vorgenommen werden, die das Jahresergebnis eines Betriebsteils von STOOF wesentlich verändern.

§ 13 Zutritt zu Buchhaltungssystemen und Aufbewahrung von Unterlagen

Personen, die nicht die erforderliche Autorisierung haben, dürfen keinen Zugang zu den Buchhaltungssystemen erhalten. Die Vernichtung von Geschäftsunterlagen darf nur in Übereinstimmung mit der betreffenden Aufbewahrungsrichtlinie erfolgen. Originalunterlagen dürfen STOOF nicht ohne geeignete Genehmigung verlassen.

§ 14 Mitteilungspflicht

Mitarbeiter und Vertreter von STOOF, die Kenntnis davon erhalten, dass Mitarbeiter oder Vertreter von STOOF die STOOF Compliance Richtlinien nicht einhalten, sind verpflichtet, diese Information dem Geschäftsführer oder dem Ombudsmann unverzüglich zur Kenntnis zu geben.

Borkheide, den 25. April 2016
Fred Stoof
Geschäftsführer

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Deutsches Strafgesetzbuch (StGB); Auszug